GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos é uma prática de grande importância para a manutenção da vida jurídica de uma empresa frente aos órgãos reguladores (Bombeiros, Prefeituras, CESTESB, Vigilância Sanitária, Ministério do Trabalho, etc.).
Dependendo da gama de documentos que estão prestes a vencer essa atividade pode se tornar uma tarefa complicada e que na grande maioria das vezes exige um grau de conhecimento e habilitações especificas.
Anualmente as empresas estão obrigadas a renovar um serie de licenças e documentos (PPRA, PCMSO, CIPA, Treinamentos, etc.), outros com uma periodicidade maior, mas nem por isso deixam de ser menos importantes (Licenças de Funcionamento, CESTESB, Vigilância Sanitária, AVCB, Certificado de Registro, etc.).
Devido à especificidade de cada órgão/entidade, manter um bom cronograma com a devida organização e instrução para cada método de regularização dos diferentes tipos de processo é crucial. Afinal, cada Município possuí uma exigência e particularidade específica para o desenvolvimento da atividade e licenciamento.
Convenhamos que as repartições públicas demandam tempo e paciência para que se cumpram as exigências. Sem contar que a legislação muda constantemente forçando o responsável pela área a se atualizar, ou pior, o induz ao erro do copia e cola.
Já ficou claro que manter um colaborador que poderia estar produzindo ou atuando nos interesses comerciais da empresa para resolver essas pendências não soa vantajoso, não é mesmo? Nesta Gestão de Documentos propomos a resolução de todo e quaisquer pendências dessa natureza, conforme contrato celebrado entre as partes, atenderemos aos prazos das renovações de treinamentos, documentos e licenças para que você e sua equipe se preocupem apenas com o que realmente interessa.
Nossa proposta pode ser elaborada conforme a necessidade de cada empresa e poderão ser envolvidas outras categorias de profissionais conforme a especificidade do documento.
Documentação
Um dos aspectos fundamentais da conformidade legal de uma empresa ou obra é a manutenção dos documentos e registros relativos à Segurança e Saúde do Trabalho, documentos estes que devem ser mantidos à disposição da fiscalização todo expediente, depois, mantidos pelo empregador por um prazo mínimo de 20 anos.
Relação de documentos que devem estar disponíveis no local de trabalho:
• Cópia da Comunicação Prévia da obra feita à Delegacia Regional do Trabalho;
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Cópia do vínculo empregatício de cada empregado no local;
• Uma via original do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional);
• OS – Ordens de Serviço, devidamente assinadas;
• Registro de entrega de EPI’s (incluindo sua devolução, troca ou substituição);
• CA – Certificados de Aprovação dos EPI’s fornecidos;
• Comprovantes de qualificação profissional para as funções que o exigem;
• Comprovante de realização dos treinamentos admissionais;
• Uma via original do PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
• Uma via original do PCMSO – Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional;
• Uma via original do LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho, quando aplicável;
• Uma via original do Laudo Ergonômico;
• Uma cópia do PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário dos empregados demitidos;
• Registros (listas de presença) dos DSS – Diálogos de Segurança e Saúde realizados na obra;
• Todas as APR – Análises Preliminares de Risco elaboradas e aplicadas à obra;
• Certificado de inspeção de reservatórios de combustíveis e tanques sob pressão, dentro da validade, quando for o caso;
• Registros (listas de presença) dos treinamentos específicos realizados na obra;
• Registros das inspeções realizadas e a respectiva evidência de solução das não conformidades encontradas;
• Mapas de Risco;
• Plano de Emergência